オフィスで働いている人なら、毎日100～120通の仕事のメールを受け取り、約40通のメールを送信していることだろう。
たくさんのメッセージだ。
毎日これだけの量のEメールに対応するのは大変なことであり、Eメールに返信する際にEメールのエチケットを窓から投げ捨てたくなることもあるだろう。
しかし、メールのエチケットは、同僚やクライアントからの評価に直接影響するため、その重要性はいくら強調してもしすぎることはありません。
このガイドでは、なぜEメールのエチケットが重要なのか、そしてビジネスメールを送る際にプロフェッショナルであるための12のヒントをご紹介します。
電子メールのエチケットとは？
Eメールエチケットとは、Eメールを送信する際に従うべきベストプラクティスのことで、特にビジネスコミュニケーションにおいて重要です。これらのガイドラインは、あなたのEメールが明確で、意図する読者にとって適切であることを保証するのに役立ちます。その結果、誤解を招くことなく、本来の目的を達成することができます。
なぜEメールのエチケットが重要なのか？
Eメールのエチケットを守ることで、受信者はあなたのメッセージをよりよく理解することができます。特にビジネスシーンでは、コミュニケーションミスがミスにつながったり、顧客との関係がこじれたりする可能性があります。
例えば、「プロポーザルのフィードバックが木曜日までに必要です」のような明確な件名は、受信者があなたのメールを緊急性の高いものとして優先順位をつけるのに役立ちます。同様に、たとえ受信を確認するだけでも、メールに迅速に返信することで、あなたが信頼でき、効果的なコミュニケーションを心がけていることを示すことができます。
これは、Warby Parkerが顧客の注文を承認した良い例です：
画像ソースワービー・パーカー
電子メールエチケットのヒント
それでは、メールコミュニケーションで実践すべき、正しいメールエチケットのルールを見ていきましょう。
1.プロフェッショナルなメールアドレスを使う
ビジネスの世界では、メールアドレスが最初のコンタクトポイントになることがよくあります。ですから、あなたのプロフェッショナルなイメージを反映したものでなければなりません。スーツを着て取締役会に出席するようなもので、本気であることを示すものです。
さらに、プロフェッショナルなEメールアドレスは覚えやすく、あなたの会社を連想しやすくなります。例えば、あなたの名前がJohn Doeで、XYZ Corporationに勤務している場合、johndoe@xyzcorporation.com のようなEメールアドレスを使うことができます。
このメールはストレートなだけでなく、受信者にすぐにあなたが誰でどこから来たのかを伝え、最初の接触からあなたの会社の能力をアピールします。
Digistore24からのプロフェッショナルなEメールの例です：
これに対して、johndoe123@gmail.comのようなカジュアルなメールアドレスを使うと、プロらしくない印象を与え、受信者があなたのメールを見落とす可能性さえある。
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2.明確な件名をつける
メールのエチケットとしてもうひとつ重要なのは、件名を明確にすることです。
件名は受信者が最初に目にするものであり、メールを開封するか無視するかを決定します。実際、47％のクライアントは件名を見てメールを開封し、69％のクライアントは件名を見てスパムと判断しています。
例えば、会議の最新情報に関するメールを送る場合、「2月25日会議アジェンダ更新」のような件名は直接的で有益です。受信者に何を期待させるかを伝え、メールを開く可能性を高めます。
これは布地と手芸の店、ジョーアンからの明確な件名である：
画像ソースジョーアン
一方、"Hi"や"Important!"のような曖昧な件名は、誤解や混乱を招く可能性があります。このような件名では、読み手にあなたのメールが何について書かれているのかが伝わらないため、読み手が見落としてしまう可能性があります。
3.適切な挨拶で始める
適切な挨拶はメール全体のトーンを決めます。敬意とプロフェッショナリズムを示し、メールクライアントを個人として認めます。ミーティングを始めるときの握手のようなものだと考えてください。
例えば、知り合いに手紙を書くときは、シンプルに「Hi [Name]」と書くと、温かみがあり、かつプロフェッショナルです。しかし、よりフォーマルなシチュエーションや初対面の相手には、"Dear [Name]" や"Hello [Name]" を使うのがよいでしょう。
スクワッチ博士の適切な挨拶の良い例である：
画像ソースドクター・スクワッチ
適切な挨拶をすることで、あなたが時間をかけてメッセージをパーソナライズしたことを示し、プロフェッショナルな関係の構築と維持に役立てることができます。
などの一般的な挨拶やカジュアルすぎる挨拶は避けましょう。これは人間味のない印象を与えかねず、顧客に与えたい印象とは異なります。
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4.簡潔に要点を述べる
時間は貴重な資源であり、Eメールを送るということは相手の時間を奪うことです。簡潔なメールメッセージは、受信者の時間と注意を尊重していることを示します。また、相手があなたのメールを理解し、行動に移すことを確実にします。
例えば、資料請求の際に、"水曜日までに第1四半期のセールスレポートを送っていただけますか？"と書くことができる。
これは、不必要な詳細で藪を叩くよりもはるかに効果的である。
同様に、情報を提供する場合は、必要なことだけに絞り、長ったらしい説明や関係のない詳細は避けましょう。例えば、"チームミーティングは3月5日（金）午後3時に変更となりました"。
5.頻繁に送信される回答にはテンプレートを使用する
テンプレートは、異なるメールクライアントに定期的に同じような返信を送る場合に、統一されたトーンやフォーマットを維持するのに役立ちます。また、外出時に送信できる自動メッセージの作成にも役立ちます。
例えば、予約確認のメールをよく送るのであれば、テンプレートはこうなります：
名前】さんへ、
メールありがとうございます。担当者/部署]との[日時]のミーティングを確認しました。
日程の変更が必要な場合はご連絡ください。
ありがとう、
[あなたの名前］
この方法なら、受取人ごとに特定の詳細を記入するだけでよい。
同様に、カスタマーサービスへの問い合わせについても、テンプレートを使用することで、すべての顧客に同じレベルのサポートを提供することができます。
例えば、顧客からの問い合わせのテンプレートはこう始まるかもしれない：「ご連絡ありがとうございます。問題]に関するご心配はよくわかります。以下は、私たちが提案するステップです..."
テンプレートを使用する際のポイントは、受信者ごとにパーソナライズすることです。調査によると、パーソナライズされたメールの方が、パーソナライズされていないメールよりも取引率が6倍高いという結果が出ています。
Sender、ActiveCampaign、GetResponseのようなメールマーケティングツールには、素早く編集できるテンプレートがあり、ブランドアイデンティティや受信者の詳細に基づいてパーソナライズすることができます。
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画像ソース送信者
6.適切な書式を使用する
適切な書式にすることで、メールを読みやすく、理解しやすくなります。
Times New Romanや Arialのような標準的なフォントを使用し、フォントサイズを10～12ポイント程度に保つとよい。
段落も書式の重要な要素です。メールを読みやすくするために、段落は短く、ひとつのアイデアに集中させましょう。長く、切れ目のないテキストブロックは、受信者を混乱させ、重要な情報を見落とす可能性があります。
同様に、箇条書きを使って情報を要約したり、手順を概説したりしましょう。例えば、会議の後に行動項目を列挙する場合、箇条書きにすることで情報を明確に整理することができる：
- 項目1：3月10日までにプロジェクト提案書を完成させる。
- 項目2：3月15日にフォローアップ会合を予定。
7.プロフェッショナルな言葉を使う
プロフェッショナルな場では、どのようにコミュニケーションをとるかは、あなたの仕事の反映とみなされることが多いものです。そのため、敬語やフォーマルな言葉を使うことは、相手に好印象を与えます。
受信者が理解できないスラングや、カジュアルすぎる言い回しは避けましょう。例えば、"Hey, can you update me ASAP?"と言う代わりに、"Hello [Name], could you please provide an update at your earliest convenience?"と言うのが、よりプロフェッショナルなアプローチです。
この方が敬意を表しているように聞こえるだけでなく、より洗練されている。
また、文脈に関係なく、礼儀正しく思いやりのある口調を使いましょう。例えば、"I can't believe you haven't respond yet. "と書くよりも、"I'm concerned as I'm not received response yet. "を選ぶ。
Eメールで使う言葉遣いは、あなたのプロフェッショナルとしての評判を高めることも損なうこともあることを覚えておいてください。プロフェッショナルな言葉遣いで相手に敬意を表し、より効果的にメッセージを伝えましょう。
8.愛着を大切にする
メールのエチケットとして気をつけなければならないのは、添付ファイルです。
大容量のファイルを添付すると、受信者がダウンロードするのが困難になることがあります。特に、帯域幅が限られていたり、モバイルデバイスでメールをチェックしている場合はなおさらです。
この場合、Google DriveやDropboxのようなファイル共有サービスを利用し、大容量ファイルを直接メールに添付するのではなく、ダウンロードリンクを提供します。こうすることで、受信者が自分の都合に合わせて閲覧できるようになります。
そのほか、メール本文に添付ファイルを記載することも忘れないようにしましょう。添付の[文書名]をご覧ください」というようなシンプルな一行があれば、受信者がメールを読む際に添付ファイルを見逃すことはありません。
9.CCとBCCでプライバシーを尊重する
カーボンコピー(CC)とブラインド・カーボンコピー(BCC)は、プロフェッショナルなコミュニケーションにおける機密性を維持します。
誰かにCCを付けるということは、その人を会話に参加させるということですが、その人は主要な受信者ではありません。そのため、受信者全員に誰がメールを受信しているかを知らせたい場合にCCを使います。例えば、プロジェクトの状況を知らせるメールをチームメンバーにCCするような場合です。
一方、BCCはメールアドレスを非公開にします。受信者にBCCを送ると、受信者はそのメールを誰が受信したかを知ることができません。
これは、全社的なお知らせのように、受信者がお互いのメールアドレスを知る必要のない大人数にメールを送る場合に特に重要です。
10.適切なクロージングで締めくくる
適切な結びでメールを終わらせることは、良いオープニングと同じくらい重要です。受信者にあなたとあなたのメッセージに良い印象を残すことができます。
例えば、プロフェッショナルなEメールを送るのであれば、"Best regards"や "Sincerely"で締めくくり、その後に自分の名前を続けるのが常に安全な方法です。
より親しい間柄であったり、あまり堅苦しくないメールの場合は、"Warm regards"や "Best wishes"を使うとよいでしょう。これらはフレンドリーでありながら、プロフェッショナルなトーンも保っています。
また、関連性があれば、次のステップについてのリマインダーも忘れずに含めてから結びましょう。例えば、「お返事をお待ちしております」や「他に何かありましたらお知らせください」などは、フォローアップメールを促す効果的な方法です。
11.説明的な電子メール署名を使用する
プロフェッショナル署名は、あなたが送信するすべての電子メールに添付するデジタル名刺です。これにより、受信者はあなたの仕事上の能力を理解しやすくなり、必要に応じて連絡を取ることができます。
署名には、氏名、役職、勤務先、連絡先を明記すること。
いい例がある：
ジョン・ドウ
XYZ株式会社 シニア・マーケティング・マネージャー
電話番号123-456-7890
Eメール：johndoe@xyzcorporation.com
場合によっては、あなたの会社のウェブサイト、専門的なソーシャルメディアのプロフィール（LinkedInなど）、またはあなたの会社によって要求される場合は免責事項などの追加情報を含めることもできます。
12.送信前の校正
Eメールの校正は、あなたのメッセージに誤りがなく、正しい印象を与えるための最終チェックです。スペルミスや文法ミスのあるメールは、あなたのプロ意識に悪影響を与えます。
"金曜日までに商品を発送します "というEメールを送ることを想像してみてほしい。
Friday "のスペルミスは些細なミスだが、受信者の注意をそらし、あなたの信頼性を損なう可能性がある。
同様に、"there "ではなく "their "のように間違った語形を使うと、何を言いたいのか読者を混乱させてしまう。
そのため、時間をかけてEメールに目を通し、間違いやぎこちない言い回しを見つけるようにしましょう。
また、メールに記載した書類が添付されているかどうかも再確認してください。添付ファイルについて言及したメールを送っておきながら、添付するのを忘れていたことに気づくほど最悪なことはありません。
プロフェッショナルな電子メールにおける電子メールエチケットの例
上記で説明したヒントに従ったビジネスメールの例を3つ紹介します。
例 1：資料請求
件名プロジェクト・スケジュールの更新に関する要請
トンプソンさんへ、
このメールにお気づきのことと存じます。XYZプロジェクトのタイムラインの更新をお願いしたく、ご連絡いたしました。前回の話し合いで、当初のスケジュールに若干の調整が入りました。そこで、修正されたタイムラインは、私たちの努力をより効率的に調整し、プロジェクトのマイルストーンを達成するのに役立つでしょう。
水曜日の今日中に、最新のプロジェクト・タイムラインを送っていただけませんか？そうすれば、金曜日に予定されているクライアントとのミーティングに十分な準備ができます。
このたびはご配慮いただきありがとうございました。迅速な対応に感謝しております。
よろしく、
ジョン・ドウ
プロジェクトマネージャー
ABC社
電話番号123-456-7890
Eメール：johndoe@abccompany.com
例2：ミーティングの確認
件名4月5日のミーティングについて
こんにちは、ジョンソンさん、
月5日午前10時より、新しいマーケティング戦略に関するミーティングを行います。ミーティングはダウンタウンのオフィスの会議室Bで行います。
ご都合のよい時間と場所をお知らせください。
ミーティングのアジェンダを添付します。事前にご確認いただき、追加で議論したいトピックがあればお知らせいただければ幸いです。
ご都合が悪くなった場合は、できるだけ早くお知らせください。
よろしく、
ジョン・ドウ
マーケティング・ディレクター
XYZ株式会社
電話番号123-456-7890
Eメール：johndoe@xyzcorporation.com
例3：商談後のフォローアップ
テーマグローバル・ビジネス・カンファレンスでの素晴らしいつながり
リーさんへ、
先週のグローバル・ビジネス・カンファレンスでお会いできて光栄でした。私たちの業界における新たなトレンドについてのディスカッションを楽しみましたし、特にあなたの洞察は貴重なものでした。
お話したように、会話の中で申し上げた市場分析に関するレポートを添付します。あなたの今後のプロジェクトに役立つと思います。また、両社間の協力の可能性についても、引き続き話し合いたいと思います。
報告書に関するご質問や、コラボレーションの機会を探るためのミーティングをご希望の方は、お気軽にご連絡ください。
お時間をいただき、ありがとうございました。
幸運を祈る、
ジョン・ドウ
シニア・アナリスト
LMNエンタープライズ
電話番号123-456-7890
Eメール：johndoe@lmnenterprises.com
結論
効果的なコミュニケーションには、Eメールのエチケットが欠かせません。上記のヒントを参考に、受信者に正しいメッセージを伝える、明確でプロフェッショナルなメールを送りましょう。
送信するメールはすべて、あなたのプロフェッショナルなイメージに反映されることを忘れないでください。これらの原則を一貫して適用することで、コミュニケーションスキルを高め、仕事上の人間関係において信頼性を築きましょう。
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