eコマースの賑やかな市場では、トランザクションのシンフォニーの中で、ある用語が高らかに響いている。デジタル指紋のようなもので、しばしば「PO番号」と略される発注書番号は、各オンライン注文に固有のアイデンティティを与える。
この唯一無二の識別子は、オンラインショッピングのダイナミックな風景の中で、マーチャントと顧客の双方を導くナビゲーショナルコンパスとして機能します。クリックによって注文が開始された瞬間から、バーチャルな請求書が受信トレイに届くまで、PO番号は注文の追跡を合理化し、請求ミスを軽減し、誤発注の気配を消し去ります。
PO番号の採用は、小規模店舗向けの手作業による作成から、大企業向けのeコマース・プラットフォームを介した自動生成まで様々だが、PO番号の価値は依然として不可欠であり、活気に満ちた複雑なオンライン商取引の世界における明瞭な道標である。
概要
- 発注書番号とは？
- 発注書の仕組み
- 1.顧客から注文が入る。
- 2.バイヤーは社内のチームメンバーに承認依頼を回覧する。
- 3.業者は発注書を受け取る。
- 4.売り手は発注書を審査し、承認する。
- 5.商品またはサービスの引渡しを行う。
- 6.支払いは発注書に基づいて行われる。
- 発注書番号システムの作成方法
- 発注書番号はなぜ重要か？
- Eコマースにおける効果的な発注番号のメリット
- 要点
発注書番号とは？
発注書の定義
バイヤーはサプライヤーに発注書（PO）を送り、購入したい商品やサービスを指定する。POはその後、ベンダーが承認すれば契約となる。
簡単に言えば、注文書は買い手と売り手の間の取引の文書化を助けるものであり、注文の食い違いや誤解、問題に対して保持するための正式な記録を与えるものである。
POの例だ：
ソースショッピファイ
発注書番号とは何ですか？
注文書 番号とも 呼ばれるPO番号は、 取引プロセス全体を監視できるように割り当てられた一意の番号である。注文書番号はPO文書に記載され、法的拘束力のある文書であるため、売り手と顧客は注文書を参照しやすくなる。
Shopifyの購入注文に関するビデオガイドはこちらからご覧いただけます。
PO番号とインボイス番号
請求書と発注書は、しばしば同一のものとみなされる。買い手と売り手が法的拘束力のある文書として両者を交換するとしても、両者は同じではありません。請求書に数字が記載されているとは限りません。
製品やサービスが提供される前に、買い手は注文書を受け取る。 発注書 を受け取り、それをサプライヤーに送る。反対に 請求書は売り手によって作成され、製品やサービスが引き渡された後に買い手に送られる。
これがPOとインボイスの主な違いである。詳細な比較はこちらのブログをご覧ください。
発注書の仕組み
さて、POとは何なのかをしっかり理解したところで、POを作成するプロセスを分解してみよう。
1.顧客から注文が入る。
POの必要なフィールドを入力することから始めましょう。これには、品目の説明、単価、全体のコスト、請求先住所、配送先住所、さらに承認権限やそれに対応する指定などの詳細なデータが含まれます。
例えば、ホリデーシーズンに従業員にギフトボックスを送る予定がある場合、必要なボックスの数、おおよその数量、希望の配達期間を確認する。
ニーズに応じて、特定の価格条件や支払取引の詳細を組み込むこともできます。要するに、POはベンダーに発注した内容を簡潔かつ明確に表現するものでなければなりません。
2.バイヤーは社内のチームメンバーに承認依頼を回覧する。
売り手にPOを発送する前に、チームメンバーから必要な承認を得るために時間を投資する。POのコピーを社内スタッフと共有する。カスタマイズされたフィールドを持つ標準化されたPOテンプレートを各注文に利用することができます。
同僚は、透明性と説明責任を維持するために、POフォームにフィードバック、批評、あるいは追加編集を行うことができます。
これを導入することで、あなたとあなたのチームは、往復のコミュニケーションに費やされる時間と労力を節約することができます。そのため、標準的なテンプレートを使用しても、各POは個別に調整できる柔軟性を維持しています。
POを頻繁に使用するのであれば、データベースの中で最もアクセスしやすく、目につきやすい文書であるべきだ。
POを承認するのが2人のチームメンバーであっても、関係者全員が同じ波長であることを確認する。これがないと、特に数量や財務に関して、潜在的な誤解を招く可能性がある。
3.業者は発注書を受け取る。
POが社内で承認されると、それはベンダーに転送され、法的拘束力のある契約となる。プロセスを迅速化するため、ベンダーに承諾の期限を伝えるのがよい方法だ。この期間を利用して、必要な情報を質問し、回答する。
簡単なことのように聞こえるが、実際にはうまくいかないことが多い。取引が進行している間に、ベンダーが発注日と納品日の間で価格を変更することもある。そのため、混乱で時間を浪費することになり、注文が遅れることさえある。
ベンダーが署名したPOは、買い手と売り手の双方が成果物について相互に理解し、合意していることを保証することができる。
4.売り手は発注書を審査し、承認する。
買い手からPOを受け取ると、売り手はそれを精査して注文を満たす能力を判断する。これは主に、在庫、入手可能性、価格、納期といった重要な要素にかかっている。
売り手が同意すれば、POは受理されたとみなされる。その後、ベンダーが署名されたPOのコピーをあなたのチームに発送することが期待できる。
5.商品またはサービスの引渡しを行う。
POの受諾後、売り手は商品またはサービスを買い手に引き渡す義務を負う。この時点で、売り手は買い手に対して、POで規定された価格に従った請求書を作成することもできる。請求書には、商品やサービスの数量や費用など、注文の詳細が記載される。
このステップは冗長に思える人もいるかもしれないが、ベンダーへの支払いを検証し承認することができるため、極めて重要である。これは、スタートアップ企業が成長し、監査コンプライアンスが必要になり、POや請求書を処理する担当者が少なくなるにつれて、特に重要になる。
効果的な管理と会計目的の保存のために、各金融取引は文書化されなければなりません。請求書を受け取ることで、ビジネスの支出や注文の追跡が容易になります。
6.支払いは発注書に基づいて行われる。
このワークフローとプロセスに従うことで、発注書の作成方法と管理方法を最適化することができます。すべての商品とサービスを受け取り、請求書を支払ったら、発注書を閉じることができます。言い換えれば、決済されたとみなし、すべての支払条件を知ることができます。
発注書番号システムの作成方法
注文を追跡するためにPOナンバリングシステムを設定することは、限られた数の取引を扱う小規模な企業にとっては非常に簡単かもしれません。新しい取引ごとに、カスタムメイドのPOテンプレートを使用して、新しいドキュメントにPO番号を手動で割り当てることができます。
PO番号に使用する数字、文字、ハイフンの組み合わせは、お客様のビジネスやその手順に合わせてカスタマイズすることができます。例えば、最初のPO番号を "PO00001 "とし、順次 "002 "と増やしていくことも可能です。より具体的で長いPO番号をご希望の場合は、購入日を組み込むオプションもあります。
日常的に多数の注文を処理する企業にとって、手作業によるPO番号付けシステムは過度に複雑で非効率になる可能性がある。そのようなシナリオでは、クラウドベースのソフトウェアのような自動化されたソリューションの方が、例えば注文書に注文書番号を自動で割り当てることができる：オーダープリンター：例えば、Order Printer:PDF Invoice App、Ava PDF Invoice Order Printer、Fordeerなどがある：インボイス・オーダー・プリンター
発注書番号はなぜ重要か？
購買側であろうと販売側であろうと、発注書プロセス全体は重要なビジネス文書であり、関係者全員が注意深く追跡し、コンプライアンスを遵守する必要がある。
すべての注文書には一意の参照コード（PO番号）が割り当てられ、注文書の追跡を合理化し、その精度を高めています。万が一、数ヶ月前の発注書に問題が発生した場合でも、PO番号を参照することで、該当する発注書や請求書を簡単に見つけることができます。
これはPO番号です：デスケラ
もしあなたのビジネスが発注やPO番号の発行を行っているのであれば、同じ利点を享受することができます。POナンバリングシステムは、コードの生成プロセスを簡素化し、必要なときに簡単に検索して取引を確認することができます。
私書箱番号を採用することで、重複請求や誤記入などの財務ミスを防ぐことができる。
真に信頼できるサービスを提供することは、組織全体の財務的健全性の鍵を握ります。誤って顧客に二重請求をしてしまったり、間違った商品を配送してしまったりするような不慮の事故は、財務、時間、評判の面で企業に多大な損害を与える可能性があります。
Eコマースにおける効果的な発注番号のメリット
入ってくる注文に従う
在庫管理の計画は、特に多数のSKUを扱う場合、困難を伴うことがある。店舗を巡回していると、「この商品を来月分補充するのを忘れていたかもしれない」と思うことがあるかもしれない。
補充を先延ばしにすると、人気商品が品切れになる恐れがある。一方、補充を早めすぎると、在庫が余ってしまう。どちらのミスも金銭的な影響を及ぼす。
PO番号を使えば、ベンダーごとに在庫レベルの制限を設定し、在庫管理の方法を知ることもできる。例えば、80品目のPOを作成しようとしたが、サプライヤーが最低発注数100を要求してきた場合、POはこれを反映するように修正される。これにより、時間のかかるやり取りが不要になります。
誤発注の問題を避ける
電話で発注する場合、ミスコミュニケーションは避けられません。本当は19枚必要だと言ったのに、サプライヤーは90枚のTシャツを注文したと聞いてしまう可能性がある。その結果は？高額の注文が店に届き、その後に高額な請求書が届く。
SkuuudleのSEOマネージャー、ダニエル・カーター氏によると、発注書は、発注した内容とその価格を正確に記録し、重複支払いのリスクを排除するものだという。注文書は、購入のすべての詳細を効果的に明示します。このような文書化によって、注文の間違いや、電話注文の際の混乱などのミスを防ぐことができます。
Eコマース・ビジネスのオーナーが注文書を活用する理由は、すでに説明した以外にもいくつかあります。基本的な追跡や文書化に加え、購買プロセスに注文書を組み込むことで多くのメリットが得られます。注文書の種類を詳しく説明する前に、これらの実質的な利点を探ってみましょう。
法的防御を提供
オンラインTシャツビジネスで40枚の真っ白なTシャツを注文したのに、代わりに5色のシャツが混ざって届いたら？注文がうまくいかなかったとき、あなたが最初に取る行動は、サプライヤーに連絡して訂正を求めることでしょう。
このような不一致は、両当事者にとって解決に時間がかかるが、回避することもできる。この時点で、POは法的拘束力のある文書と見なされます。すべての関係者が署名したPOを含む包括的な注文書システムを採用することで、取引の一部を履行する責任を全員に負わせる法的文書を作成することができる。
注文の価格、数量、技術仕様に関して紛争が発生した場合、発注書を参照することができる。そうでなければ生産的なビジネス関係をこじらせたり、法的な問題に発展する可能性があった問題を、迅速に解決することができる。
外傷の少ない監査
監査を受けるということは、誰にとっても魅力的なことではありませんが、すべてのビジネス・オーナーが心に留めておく必要がある可能性です。仕入ソフトウェアを活用することで、監査が免除されるとは限りませんが、万が一監査が発生した場合でも、監査を受けやすくなることは間違いありません。あなたのPO番号は、あなたのビジネスが任意の期間に行った取引の証拠として機能することができます。注文書があれば、紙の領収書の山を整理したり、数え切れないほどのEメールを印刷して証明する必要はもうない。
予算を立てやすくする
専用の注文書システムを導入すれば、注文に対する支払額を常に確認することができます。顧客から商品またはサービスの注文書が発行された場合、顧客の期待する価格が妥当かどうかを確認し、注文を承認することで、法的拘束力を持たせることができます。一方が支払うと予想する金額と、他方が受け取ると予想する金額について、紛争や不愉快なサプライズが発生する余地は少なくなる。
あなたのビジネスに特化した購買ソフトウェアを利用することで、他の利点があることに気づくかもしれません。すべてのビジネスに適用される最も重要な利点のいくつかをカバーした後、今度はさまざまなタイプの発注書と、それらがどのようにあなたのビジネスに関連する可能性があるかを見てみましょう。
要点
さて、最後を締めくくる前に、今日触れた重要なポイントを振り返っておこう：
- すべての注文書には、注文書番号と呼ばれる固有の識別子が割り当てられる。
- これは買い手が作成し、取引を通じて売り手と買い手の双方が参照する。
- 売り手は、正確な注文に対して正しい顧客に請求していることを確認するために、売上請求書にPO番号を添付することもある。
- PO番号は、注文の追跡をより迅速かつ正確にするのに役立ち、二重請求の可能性や誤った申告に対する安全装置としても機能する。
- PO番号システムは、手動で作成することも、会計ソフトを使って自動的に作成することもできる。
- 手作業によるアプローチは、取引量が少ない企業に適している。しかし、大企業の場合は、Deskeraのようなオンライン会計ソフトウェアを使用することをお勧めします。
